La formalización representa el uso de normas en una
organización. La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de
normas que definen las funciones de los ocupantes de los cargos, en tanto que
la observancia de las normas es una medida de su empleo (Hage y Aikes) La
formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea por el
estilo de gestión o por condiciones de su entorno, algunas instituciones
desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad. Las sucesivas
generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones
de distorsión de la formalización. .En resumen la formalización es una técnica
organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las tareas
¿FORMALIZARSE BRINDA ALGÚN BENEFICIO?
- - No tener ninguna limitación para realizar negocios con
otras empresas y competir en el mercado nacional e internacional.
- -Mayor facilidad para acceder al sistema financiero.
- - En el caso de la persona jurídica, sólo responde frente
a obligaciones con terceros por el valor del capital aportado.
- -Participar en compras estatales.
-Asociarse o conformar consorcios empresariales
Para formalizar adecuadamente su empresa tenga en cuenta los
siguientes pasos:
Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en Registros
Públicos (solo Persona Jurídica)
Acudir a la Oficina de Registros Públicos (Superintendencia
Nacional de los Registros Públicos-SUNARP), y verificar que no exista en el
mercado un nombre o razón social igual al que queremos para nuestra empresa..
Una vez realizada la búsqueda y confirmado que no existen nombres iguales o
similares al que queremos utilizar, pasamos a reservar nuestro nombre para que
otra empresa no pueda inscribirse con el mismo, siendo efectiva la reserva por
un plazo de 30 días.
Elaboración de la minuta (solo Persona Jurídica)
Es el documento privado, elaborado y firmado por un abogado,
que contiene la declaración de voluntad de constituir la empresa. En este
documento se tiene que detallar el tipo de modalidad empresarial que ha
decidido constituir, los datos de los socios/accionistas de la misma, los
estatutos (los que plantean las pautas direccionales así como sanciones,
responsabilidades, cargos direccionales, etc).
Los elementos fundamentales de una minuta son:
· Los generales de ley de cada socio (sus datos personales,
nombres, edades, documentos de identificación, etc.).
· El giro de la sociedad.
· El tipo de empresa o sociedad (E.I.R.L, S.R.L, S.A, etc.).
· El tiempo de duración de la sociedad (plazo fijo o
indeterminado).
· La fecha en la que se va a dar inicio a las actividades
comerciales
· El lugar en donde va a funcionar la sociedad (domicilio
comercial).
· La denominación o razón social de la sociedad.
· El lugar en donde van a funcionar las agencias o
sucursales (si es que las hubieran).
· La persona que va a administrar o representar la sociedad.
· los aportes de cada socio. Los cuales pueden ser:
Bienes dinerarios:
dinero y sus medios sustitutos tales como cheques, pagarés, letras de cambios,
etc.
- Bienes no dinerarios: inmuebles o muebles tales como
escritorios, mesas, sillas, etc.
- Otros acuerdos que establezcan los socios.
- Elevar minuta a escritura pública (solo Persona Jurídica)
- Una vez redactada la minuta, debemos llevarla a una
notaría para que un notario público la revise y la eleve a escritura pública.
- Por lo general, los documentos que debemos llevar junto
con la minuta son:
- La constancia o el comprobante de depósito del capital
aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
- Un inventario detallado y valorizado de los bienes no
dinerarios.
- El certificado de Búsqueda Mercantil emitido por la
Oficina de Registros Públicos de la inexistencia de una razón social igual o
similar.
- Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de
Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta
es legal, la cual debe estar firmada y sellada por el notario.
Inscribir Escritura Pública en Registros Públicos (solo
Persona Jurídica)
Una vez generada la Escritura Pública, el Notario la llevará
a la Oficina de Registros Públicos en donde se realizarán los trámites
necesarios para inscribir la empresa en el registro correspondiente. La Persona
Jurídica existe a partir de su inscripción en los Registros Públicos.
Obtención del número de RUC
El RUC es un registro que contiene información del
contribuyente. Por ejemplo, datos de identificación, actividades económicas,
domicilio fiscal, así como los tributos a los que se encuentro afecto, entre
otros datos. Este registro se encuentra a cargo de la Superintendencia Nacional
de Administración Tributaria – SUNAT, entidad que tiene por finalidad
administrar, fiscalizar y recaudar los tributos con que contribuyo para que el
Estado pueda cumplir con sus fines sociales. La SUNAT lo identifica como contribuyente
otorgándole, de manera inmediata, un número de RUC que consta de once (11)
dígitos. Se debe usar obligatoriamente el RUC para cualquier gestión que vaya a
realizar ante la SUNAT y otras dependencias de la Administración Pública que la
SUNAT haya establecido. Este número tiene carácter permanente y es de uso
exclusivo del titular.
¿Qué necesito saber antes de la obtención del ruc?
Si tengo mi empresa, o deseo iniciar una nueva, requiero
saber la documentación que se debe presentar para inscribirme en las oficinas
de la SUNAT y obtener el número de RUC.
- En primer lugar, debo tener en cuenta si soy:
Persona Natural o Persona Jurídica (en este caso, qué tipo
de organización he formado)
- En segundo lugar, debo conocer el tipo de régimen del
Impuesto a la Renta al cual se acogerá mi empresa.
(Atención: en el caso de negocios, la renta será siempre de
3era Categoría).
- Tipos de régimen a que me puedo acoger
Nuevo Régimen Único Simplificado – Nuevo RUS. En este
régimen no estoy obligado a pagar el Impuesto General a las Ventas – IGV.
Régimen Especial del Impuesto a la Renta – RER
Régimen General del Impuesto a la Renta. En estos dos
últimos regímenes sí estoy obligado a pagar el Impuesto General a las Ventas –
IGV.
Elegir régimen tributario. En la misma SUNAT, a la vez que
tramitamos la obtención del RUC, debemos determinar a qué régimen tributario
nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único
Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen
General. Una vez que contamos con nuestro número de RUC y hemos elegido un
régimen tributario, podemos imprimir los comprobantes de pago (boleta y/o
factura) que vamos a utilizar.
Comprar y legalizar libros contables
En este paso compramos los libros contables necesarios
dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido y,
posteriormente, los llevamos a una notaría para que sean legalizados por un
notario público.
Inscribir trabajadores en EsSalud
En este paso registramos a nuestros trabajadores ante el
Seguro Social de Salud (EsSalud) a través de un formulario que podemos obtener
en la misma SUNAT. Este registro le permite a los trabajadores acceder a las
prestaciones que otorga dicha entidad.
Solicitud de licencia municipal
En este paso acudimos a la municipalidad del distrito en
donde va a estar ubicada físicamente nuestra empresa, y tramitamos la obtención
de la licencia de funcionamiento.
Por lo general, los documentos que debemos presentar son:
- Una fotocopia del RUC.
- El certificado de Zonificación (zona industrial, zona
comercial, zona residencial, etc.).
- Un croquis de la ubicación de la empresa.
- Una copia del contrato de alquiler o del título de
propiedad del local.
- Una copia de la Escritura Pública.
- El recibo de pago por derecho de licencia.
- El formulario de solicitud.
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